Tjakka! Energie in een meeting

Of je er nog een beetje zin in hebt

De slechtste zin om mee te beginnen, toch? 

Zit je net lekker op je stoel met een kop koffie, krijg je die vraag. 

Please. 

Ik ben behoorlijk allergisch voor kuddegedrag. Ooit ging ik naar een seminar waar je elkaar een high five moest geven. Een high five! Afschuwelijk! 

Het seminar duurde een heel weekend, en aan het eind van het weekend stond ik net zo hard mee te dansen op de stoelen. Twee lange dagen van meer dan 12 uur, met slechts twee pauzes. En ik heb me geen moment verveeld. De energie lag zo hoog dat ik volledig werd meegesleept. 

Vragen mensen om pauze? Dan heb je de energie laten versloffen- en kun je beter pauze geven:) 

De energie hoog houden doe je om een aantal redenen.

  1. Zolang de energie hoog is, blijft iedereen bij de les. Niemand dwaalt af en gaat zn mail doen. 
  2. Je haalt significant meer uit een meeting als je energie hoog is. Je krijgt er namelijk uit wat je erin stopt! 
  3. Is de energie hoog, dan bruist de creativiteit en gaan mensen zelf aan de slag. 
  4. Je kunt zelf de meeting veel meer laten gebeuren en hoeft alleen maar het proces in de gaten te houden, in plaats van dat je aan het leuren, sleuren en trekken bent aan de deelnemers zodat ze ook eens een antwoord geven op een vraag. 
  5. Een meeting wordt veel gelijkwaardiger door energie. Energie is aanstekelijk, er wordt meer gelachen en zelfs beter naar elkaar geluisterd. 
  6. Energie brengt verbinding. 
  7. Doe je iets in een hoge energie dan is de kans groter dat je er nadien ook iets mee gaat doen- het resultaat van de meeting wordt dus beter. 

Sja. Nou is het enige ding nog dat stuk tussen je oren dat zegt: “Wij Nederlanders zijn niet zo van de energizers”. En “Doe maar gewoon, dan doe je al gek genoeg”.  

Tips om de Energie hoog te houden:

  • Probeer het gewoon eens. Als je doet wat je altijd doet, krijg je wat je altijd kreeg. Als dat genoeg is voor je, blijf er dan vooral mee doorgaan. Heb je het gevoel dat er meer in zit? Ga dan eens aan de energie van de meeting werken met behulp van de volgende tips, en kijk wat er gebeurt. 
  • Een makkelijk uit te voeren tip is deze. In plaats van de voorzitter, wees de voorstaander. Staan brengt hogere energie met zich mee. 
  • Wees duidelijk over het doel van de meeting, en blijf sturen op het behalen van het doel. Stap niet in de valkuil van de afleiding en de zijdelingse discussie. Dat zijn altijd geweldige energielekken. 
  • Bereid je goed voor. Dodelijke momenten waar de energie weglekt zijn momenten waar ineens techniek het opgeeft, of iedereen moet wachten tot je dat ene document hebt opgezocht. Ook zijdelings discussies die niet bijdragen aan het doel- vooral als het een discussie is die door twee mensen gevoerd wordt in plaats van door de hele groep. Dwaal je af? Zet het nieuwe punt op de agenda van de volgende meeting en geef iedereen iets om voor te bereiden. Wil je deze discussie wel gezamenlijk voeren? Geef iedereen dan 2 minuten de tijd zijn eigen mening op papier te zetten. Als je daarna iedereen om de beurt laat delen (in korte tijd), blijft de aandacht erbij, want je weet dat jij ook je zegje mag doen, en je hoeft niet steeds na te denken over wat jij vindt van wat de ander net zei.   
  • Zet af en toe eens een werkvorm in die puur voor de fun is. Ja dat mag! Het hoeft niet lang te duren. Een leuke werkvorm is bijvoorbeeld “De nutteloze vraag”. Makkelijk, grappig of soms heel inhoudelijk. 
  • Zorg dat er nooit meer dan twee minuten aan één stuk alleen wordt gepraat door één iemand (inclusief jezelf). Heb je zelf meer te vertellen, wissel dan af met een vraag. Gewoon vragen: wie van jullie zou er wel aan het einde van de dag meer energie willen hebben?  (als je praat over work/life balance). Als je dan je hand opsteekt, steekt iedereen die dat ook vindt ook zijn hand op. Deze vragen kun je prima vooraf voorbereiden. 
  • Stel continu gesloten vragen (waar ze alleen maar ja of nee op hoeven te antwoorden). (zie voorbeeld boven) 
  • Wanneer iemand jou een vraag stelt, kun je deze beantwoorden, maar goed voor de energie is de vraag terug te leggen bij de vraagsteller, en erbij te vermelden dat je de rest van de groep ook vraagt. Houd maar als uitgangspunt: als ik iets doe, kost het de deelnemers energie, als iedereen iets doet, geeft het de deelnemers energie. En denken is een onderschatte activiteit:) 
  • Er mag gelachen worden! Eén van de geïnterviewde managers mat zichzelf een snor aan in zijn teams meeting met de helft onbekenden. Stom grapje misschien, maar er werd erg om gelachen, eerst door degenen die hem kenden, en daarna door de nieuwe die hij later bijpraatte. 
  • Bouw ruimte in voor koffie praat. Zet bijvoorbeeld de ruimte een paar minuten voor tijd open en zeg dat je om 10 over begint in plaats van om heel. Even lekker kletsen haalt de druk van de vorige meeting eraf en geeft meer focus voor de rest van de meeting. 
  • Deelnemers kopiëren jouw energie. Zorg daarom dat jouw eigen energie hoog is. Dat mag overdreven voelen! Staan helpt al, maar ook een goede voorbereiding zodat je je verhaal scherp kunt neerzetten in plaats van met veel “uh’s” en “even denken hoor, hoe zeg ik dat goed”… 
  • Zorg voor State Changes. Een State Change betekent simpelweg: een verandering in wat je doet of hoe je werkt. Bijvoorbeeld: laat iedereen even opstaan. Of iets opschrijven. Of een vraag beantwoorden. Als er maar iets verandert: van luisteren naar actief iets doen.
  • Zet breakoutrooms in. In kleine groepjes werken brengt actie en creativiteit- en energie. Bij elk onderwerp op de agenda laat je de deelnemers eerst in groepjes van drie of vier discussiëren, en daarna vraag je elk groepje in de grotere groep de belangrijkste uitkomst te delen.  

Als je deze tips allemaal hebt ingezet, kun je mensen altijd nog een high five laten geven:) 

Wat doe jij om de energie hoog te houden in een vergadering?
Deel het hieronder in de comments en je krijgt mijn infographic “wat voor meeting nu weer” cadeau! 

2 thoughts on “Tjakka! Energie in een meeting”

  1. Je titel creëerde de verwachting dat je in dit stuk ook een paar (niet jeukende) energie oefeningen zou brengen.
    Op zich zijn die verborgen in je tekst misschien wel te herkennen, maar dat zou ik veel duidelijker maken. Want op dit moment matcht het resultaat niet bij de verwachting die de titel en de inleiding opwekken. Bij veel van de tips denk ik “Hoe dan”

Leave a Comment

Your email address will not be published.