Nog een uur. Dan moet je je belangrijkste stakeholders vertellen dat het project twee maanden uitloopt op de planning. Je zweet peentjes boven je bureau vol printjes van planningen en backlogs. Het team heeft weer niet de taken, of workitems, afgekregen dat ze wilden.
Te veel werk plannen
Misschien was er wel teveel gepland. Dat kan.
Het is niet prettig. Het is demotiverend en het vergt een hoop uitleg.
Doe er wat aan.
Te weinig werk plannen
Je kunt ook te weinig werk plannen. Klinkt gek he? En toch kan het. Te weinig werk betekent bijvoorbeeld: we plannen werk voor één week, en je hebt twee weken om het af te ronden.
De generatie van mijn ouders mocht maar liefst tien jaar over zijn studie doen. Studies waren echt niet langer, die duurden, net als nu, vier jaar.
Hoeveel van die gelukkige studenten waren na vier jaar klaar, denk je?
Je hebt tien jaar om over je vierjarige studie te doen. Je zou wel gek zijn als je eerder stopte.
Laten we dit eens doortrekken naar een project. Je krijgt een taak, taak A, en die kost 10 dagen. De taak moet na 30 dagen zijn afgerond. Je gaat een heleboel andere dingen doen, die ook belangrijk zijn, en tien dagen voor de deadline begin je aan Taak A.
Of er gebeurt het volgende.
Aanvullen met andere taken
Er komt iemand langs, die vraagt of je taak B wilt doen. Taak B kost 10 dagen.
Er komt nog iemand langs, met Taak C, ook 10 dagen. Past precies.
Daarna kun je mooi nog aan Taak A werken. Dit gaat prima, tot er iets geks gebeurt.
Dit gebeurt er met de oplevertijd als je iteratief aan verschillende dingen werkt:
Taak A rond je af op dag 10. Dag 20 ben je klaar met Taak B. Dag 30 ben je klaar met Taak C. Elke taak is in 10 dagen afgerond. Waarschijnlijker is nog dat je Taak A als laatste afrondt, die stond op dag 30 gepland.
Je werkwijze kan er ook zo uitzien:
Je hebt 5 dagen besteed aan blokje A. Daarna besteed je 5 dagen aan blokje B, en daarna 5 dagen aan blokje C. Zo kun je alle mensen die wat aan je hebben gevraagd, tevreden houden, want je hebt aan alle drie gewerkt.
Wanneer is taak A klaar? Op welke dag? En taak B? En taak C?
Twee van de drie taken zijn later klaar. A op dag 20, B op dag 25 en C op dag 30.
En kijk eens hoeveel dagen je nodig had van begin tot eind voor taak A, B en C? 20 dagen… niet continu, dat is waar. Maar je opdrachtgever ziet gewoon iemand die 20 dagen heeft gedaan over zijn taak. In plaats van 10 dagen.
En dan hebben we geen rekening gehouden met de tijd die je verliest door het schakelen tussen verschillende taken…
Het kan ook nog zijn dat je last hebt van het student’s syndrome terwijl je extra taken hebt. Je weet dat je alle drie de taken af moet ronden, en je hebt voor elke taak 10 dagen nodig. Dit is hoe ik dit meestal aanpak. Ik doe een beetje in de eerste 15 dagen. Daarna komt de druk er op en ga ik als een dolle aan de slag om alles op tijd af te krijgen. En dat haal ik dan weleens niet.
Parkinson’s law
De andere optie is dat er geen ander werk bij komt. Je hebt alleen taak A van 10 dagen. Je hebt 30 dagen om op te leveren.
Stel nou dat je gewoon begint op dag één. Dan ga je niet heel hard werken om op dag 10 klaar te zijn, maar dan ga je mooier maken. Nog een keer testen. Om zeker te weten dat het goed is. Want waarom zou je eerder opleveren? Omdat professor Parkinson ontdekte dat men vaak de neiging heeft dan niet op te leveren maar er gewoon 30 dagen over te doen (en ook echt het gevoel te hebben dat het niet af is voor die tijd!). Ik kan me wel wat programmeurs voor de geest halen die hier heel goed in zijn.
Uitloop
Nou is te weinig werk niet direct de oorzaak van uitloop. Maar door het uitstelgedrag en het plannen van andere taken heeft de natuurlijke buffer van de taak geen functie meer. En gebeurt er iets onverwachts, dan kun je dat niet verwerken. Tegenstrijdig genoeg. Dus als je de oorzaken van vertraging van een project gaat achterhalen, let hier ook eens op…
Vrij naar E. Goldratt