De projectmanager

Vandaag zag ik op Facebook weer zo’n plaatje voorbij komen. Over hoe verschillende rollen tegen de projectmanager aankijken.

De projectmanager ziet een geniale man die alles onder controle heeft.

De rest van de projectorganisatie (en daarbuiten) ziet een draaier met excuses, een lanterfanter die anderen het werk laat doen en een wijsneus die overal een mening over heeft en nergens verstand van.

Hebben ze gelijk?

Zoveel mislukte projecten. En als een project lukt, is het vaker ondanks, dan dankzij de projectmanager.

Dus een projectmanager, zelfs met een mooi Prince2 practitioner certificaat, is nutteloos.

Projectmanagementmethodes zijn nutteloos.

Ze zijn beide nutteloos, als de methodiek doel op zich wordt.

Een project heeft een LEIDER nodig. Geen manager.

De projectleider

Volgens Steven Covey heeft een leider heeft zeven eigenschappen.

  • Is pro-actief
  • Begint met het einde voor ogen
  • Belangrijke zaken eerst
  • Denkt win-win
  • Begrijpt voordat hij begrepen wil worden
  • Creëert synergie
  • Houdt de zaag scherp

Hee verdraaid. Wat er niet bij staat:

  • goede power points kunnen maken
  • goede Excel sheets kunnen draaien
  • goede rapporten schrijven

Managementmethodes zijn echt niet nutteloos. Maar hoe vaak moet een project eerst wachten tot de projectmanager zijn PID heeft afgerond? Of dat stuurgroep-vergaderingen doodbloeden, omdat de deelnemers helemaal gek worden van de Powerpoints, de Excels en de gezichtjes overzichten van hoe het gaat met de risico’s?

Laat ik de eigenschappen van Covey eens plotten op de projectleider. (lees hiermeer over de 7 eigenschappen van effectief leiderschap)

Pro-actief

Een projectleider is pro-actief. Een goede projectleider helicoptert.. Hij kan inschatten wat consequenties zijn van keuzes en risico’s en daar maatregelen op treffen. Pro-actief betekent vooral: kijken waar jij invloed op uit kunt oefenen in plaats van later een excuus aan te dragen dat je er niets aan kon doen.

Het einde voor ogen

Een projectleider begint met het einde voor ogen. Het einde van een project… wat is dat dan? Is dat wat er gedefinieerd is in het plan? Wat er aan de leverancier is gevraagd?

Een project is pas succesvol, als de organisatie er beter van wordt. Een leverancier en een organisatie samen, die kunnen samen beter inschatten wat dat is, dan allebei apart. De leverancier weet hoe hij het uiterste uit zijn producten kan halen, de organisatie weet waar ze heen wil. Als projectmanager haal je alle partijen bij elkaar, zorg je ervoor dat ze een gezamenlijk doel bepalen en dat iedereen AAN HETZELFDE DOEL WERKT.

belangrijke zaken eerst

Een projectleider doet de belangrijke zaken eerst.

De meeste projectmanagers zijn uitstekende crisismanagers: ze blussen –urgente- brandjes.

Een goede projectleider kijkt vooruit. Hij pakt belangrijke dingen op, ook al zijn ze niet urgent. Met andere woorden: jij bepaalt de prioriteiten, en die bepalen jouw agenda. En niet andersom.

Denk Win-Win

Houd de belangen van alle partijen in het oog. Als jij je project in een gevecht laat ontaarden tussen leverancier en klant, heb JIJ dat veroorzaakt. Dat is jouw verantwoordelijkheid: zorgen voor een gezamenlijke inspanning, en bovenal een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Begrijp

Luisteren. Als je echt goed wilt worden in je vak, luister. Luister naar wat alle verschillende partijen willen, van jou en van het project. Luister naar de klanten, maar luister ook naar je leverancier. Luister tussen de regels door. En ga met hen samen om tafel om beslissingen te nemen. Doe je dit zelf, dan verlies je gegarandeerd minimaal één van de partijen in het proces.

Creëer synergie

Een project is in staat geweldige resultaten te bereiken, meer dan op voorhand gedefinieerd, als je synergie weet te creëren.

Gebruik de kracht van je stakeholders. Die aan de klantkant en die van de leverancier. Combineer de expertise en passie van beide en het eindresultaat is meer dan men verwachtte. Ook dit vraagt communicatie, verwachtingen managen en vooral vertrouwen over en weer.

Dus leverancier: je klant is niet dom.

Klant: je leverancier wil echt niet alleen maar zoveel mogelijk aan je verdienen. Net als jij heeft een leverancier een missie. Hij wil iets in de wereld verbeteren, iets bij jou verbeteren, en hij wordt vooral blij als dat lukt.

Houd de zaag scherp

Blijf continu ontwikkelen om deze vaardigheden te verbeteren.

De achtste eigenschap: eigenaarschap

Ik voeg één cruciale eigenschap toe. Eigenaarschap.

Ieder project is een gezamenlijke inspanning, waar iedere betrokkene verantwoordelijk voor is. Als projectleider zorg je dat dat eigenaarschap gevoeld wordt. Wanneer je je verantwoordelijk voelt voor het succes van het project, ben je intrinsiek gemotiveerd om je taken uit te voeren.

En onderschat je eigen verantwoordelijkheid niet. De slechtste eigenschap is het zoeken van excuses. Jij bent ook verantwoordelijk. Durf je dit op je te nemen? Durf je het te zeggen als je een foute inschatting hebt gemaakt? Dat is een mooie basis om anderen aan te mogen spreken op hún verantwoordelijkheid.

Doe het maar eens. Het komt de sfeer van vertrouwen ten goede. Het maakt dat anderen het gevoel krijgen dat jij een mens bent en dat zij mogen leren.

Want vergeet niet dat een project altijd een eenmalig iets is. En daar gaan gewoon dingen in fout. De menselijke reactie om fouten te verbloemen zorgt er vaak voor dat een fout meer consequenties heeft dan nodig.

Durf kwetsbaar te zijn. Be part of the team.