“Pff. Geen beweging in te krijgen, in die manager. En we doen het toch voor zijn afdeling, dit project!”
“ja, en dat hij niets doet ok, hij zal het wel druk hebben, maar ik baal er zo van dat er niemand komt testen..”
Rode lamp hoor, dit. Toch? Geen draagvlak vanuit de organisatie.
Hoe groot is de kans dat het project wordt gestopt?
Nihil.
Waarom eigenlijk?
Waarom we niet stoppen met een project
Er zit al heel veel geld in.
We zijn bang om gezichtsverlies te lijden.
Er ligt een wurgcontract met de leverancier, dus we moeten sowieso betalen.
Als we stoppen met dit project komt het nooit meer van de grond.
We denken dat we het zelf nog wel op kunnen lossen.
We hebben geen opdracht meer als we ermee stoppen.
We vinden dat iemand anders maar de beslissing moet nemen om te stoppen.
We zijn er bijna, de oplossing ligt vlak om de hoek, als we nou deze hobbel nog nemen, dan komt het écht goed.
Die ene manager wil niet, maar de rest van de organisatie gaat echt heel blij worden van deze oplossing.
We hebben één cruciaal requirement niet in kunnen vullen, maar de leverancier heeft beloofd dat hij dit in een nieuwe versie op kan lossen. En dan hebben we in ieder geval een oplossing, iets is beter dan niets.
Uiteindelijk komt het erop neer, dat niemand het besluit durft te nemen om te stoppen.
Goede projectleiders, in welke rol dan ook, weten wanneer ze de stekker uit een project moeten trekken. EN DOEN DAT DAN OOK.
Wanneer stop je een project?
- Als de projectdoelstelling niet meer relevant is.
- De prioriteiten zijn verschoven.
- Er is te weinig draagvlak.
- Cruciale requirements kunnen niet worden gehaald, dus de oplossing gaat het beoogde doel niet halen.
- De relatie tussen leverancier en klant is onherstelbaar beschadigd.
- Scope creep zorgt voor zoveel maatwerk dat er geen goede oplossing meer kan worden gegarandeerd.
- Er is een gapend gat tussen wat de salesman beloofde en wat de leverancier waar kan maken.
- Continu verschuivende deadline.
Alle redenen die zorgen dat de beoogde projectdoelstelling niet wordt gehaald, zijn legitieme redenen om te stoppen met een project. Wat je niet hoeft te doen, maar het moet je wel triggeren om na te denken en een besluit te nemen. Wel of niet doorgaan.
Hoe creeër je een omgeving waarin je een project wél stopt als dat beter is?
Bepaal de projectdoelstelling aan het begin van een project
Zorg dat iedereen weet wat het project gaat bereiken, en dat iedereen daar ook over eens is. Een van de redenen waarom een project niet wordt gestopt, is omdat het niet DUIDELIJK is of een projectdoelstelling wel of niet wordt gehaald. Omdat men niet zeker is over de projectdoelstelling. Sowieso kan ik aanbevelen de projectdoelstelling vooraf te bespreken en daar over eens te zijn. Lees daar hier meer over
Bespreek de optie “Stoppen” vóórdat je begint aan het project
Stoppen zit niet in ons DNA. In verreweg de meeste projecten wordt niet nagedacht over stoppen. Stoppen? Dan zou ik er toch niet eens aan beginnen?
Zie het als het opstellen van huwelijkse voorwaarden. Dat doe je als je heel veel van elkaar houdt. Niet pas wanneer verdriet, boosheid en wraakgevoelens de dialoog bepalen.
Bespreek de optie dus voordat je begint met het project. Door de mogelijkheid de ruimte te geven die hij verdient, creëer je, alleen al door het te bespreken, een open, gelijkwaardige relatie waarin je elkaar kunt aanspreken en challengen. En het geeft je iets om voor te werken: een succesvol project is dan niet een gegeven, maar iets waar je voor aan de slag moet. Het verandert de dynamiek.
Bespreek ook wanneer een project moet worden gestopt. Je kunt nog niet alles voor zijn, maar denk er in ieder geval over na. En zorg dat je het daarover eens bent.
Maak de projectdoelstelling agenda-onderwerp
Zorg ervoor dat je de projectdoelstelling regelmatig bespreekt. Zijn we nog steeds op de goede weg? Als er een wijziging wordt gevraagd, kijk of deze wijziging past in het behalen van de projectdoelstelling.
En let op: een projectdoelstelling KAN wijzigen gedurende het project. Dat is op zich prima, zolang alle betrokkenen daar achter staan, én het duidelijk is wat de consequenties zijn voor het project. De wereld verandert nu eenmaal. Zorg dan wel voor een duidelijk besluit, en definieer ook weer opnieuw wanneer het project mag worden gestopt, als dit afhankelijk was van de projectdoelstelling (en dat zou het moeten zijn).
Praat. Communiceer. Besluit.
Gebeurt er iets waardoor je denkt dat het project uit de rails kan lopen, bespreek het direct. Niet achteraf, als het project al uit de rails gelopen is. Neem dan een overwogen beslissing of je wel of niet stopt. Je beslist dus niet alleen als je de stekker eruit trekt, je beslist ook of je doorgaat. In plaats van wat er nu vaak gebeurt, je stelt de beslissing uit en dus loopt het door. Dat is geen beslissing. Dat is een gevalletje zachte heelmeesters en stinkende wonden.
Hecht af
Als je nadenkt over het besluit om wel of niet te stoppen, neem deze gezamenlijk. Zorg dat stakeholders betrokken zijn. Maak een goede impactanalyse en zorg dat je helder communiceert wat de consequenties zijn van wel of niet stoppen.
Doe het
Denk je dat jij dit niet kunt? Probeer het gewoon eens. Stop een project. Hoe klein ook. Het kan ook een ieniemienie opdrachtje zijn van jezelf. Loop de stappen door. Wat is de doelstelling? Kun je die nog halen? Heeft dat nog zin? Is het de investering waard? Niet? Stop ermee. Je zult zien dat als je het vaker doet, dat het steeds makkelijker gaat. En je leven wordt er ook nog eens een stuk makkelijker van.