Afspraak is afspraak

Weet jij wat de grootste frustratie in projecten is voor veel projectmanagers, product owners, scrum masters, voorzitters van de stuurgroep, eigenaars en stakeholders?

Inderdaad. Het niet nakomen van een afspraak. De ander komt hem niet na, of je kunt hem zelf niet houden omdat er iets gebeurt wat je niet vooraf kon zien aankomen. Aan beide kanten zorgt het voor frustratie.

Ik geef een voorbeeld. Ik doe even alles fout wat er fout kan gaan.

De nieuwe applicatie is erg traag en daardoor kan de klant niet goed testen. De projectleider belooft de klant dit op te lossen.

Hij stuurt de technisch specialist een mailtje.

Hoi Mike.

De klant heeft problemen met de snelheid van de applicatie. Kun jij server 1234 herstarten na werktijd en de logs doorlezen om te kijken wat er gebeurt?

Mike stuurt een mail terug: ok.

Er is zeker een kans dat dit goed gaat. De kans is groter dat dat niet zo is.

Door de onderstaande tips toe te passen, maak je een betere afspraak én zorg je ervoor dat als de afspraak niet goed gaat, de consequenties overzichtelijk en begrijpelijk zijn voor alle partijen.

Tip 1: maak de afspraak face to face

Hoe persoonlijker je de afspraak maakt, hoe beter. Een telefoontje is beter dan een e-mail, een persoonlijk gesprek is nog beter. Als je de mogelijkheid hebt, loop naar iemand toe om een afspraak te maken en bel in plaats van mail. E-mail levert teveel ruimte op voor misinterpretatie.

Tip 2: bereid de afspraak voor

Bedenk op voorhand wat je graag wilt van iemand en waarom je dat wilt. Uit kunnen leggen waarom het belangrijk is dat iemand iets voor je doet zorgt voor draagvlak. Je voorbereiden zorgt ervoor dat je alle onderdelen van een afspraak meeneemt en niet een onderdeel vergeet.

Tip 3: wat ga jij doen, wat gaat hij doen?

Als je een afspraak maakt, heeft dat het meeste effect als je je gezamenlijk verantwoordelijk voelt. De ander moet iets doen, jij gaat ook iets doen. Geef duidelijk aan wat jij gaat doen, dat zorgt er ook voor dat de ander meer gemotiveerd is om zijn deel te doen. Hij hoeft het namelijk niet alleen te doen. Zelfs als het niet noodzakelijk is dat jij iets doet, kan het de afspraak versterken door toch ook zelf een taak op je te nemen. Het voorkomt het gevoel dat je jouw probleem over de schutting mikt.

Tip 5: laat de ander bedenken

Je kunt de ander vertellen wat hij moet doen, of je kunt hem uitleggen wat het probleem is en vragen of hij mee kan denken over de oplossing. Kijk maar naar jezelf. Wanneer ben je meer gemotiveerd om een taak uit te voeren, als je zelf hebt bedacht dat dit een probleem kan oplossen, of als iemand jou vertelt dat je deze taak moet uitvoeren, soms zelfs zonder dat deze erbij vertelt waarom dat is?

Weet je niet precies hoe je dit moet doen? In de training Real Life Projectmanagement leer je onder andere goede afspraken maken.

Tip 6: Maak de afspraak concreet

Hoe meer je vastlegt, hoe minder ruis. En dat kost minder tijd dan je denkt. De tijd die je kwijt bent om te fiksen wat je op voorhand niet goed doet, is veel meer. Dus ook afspraken over hoe als dat belangrijk is, en vooral met een heldere deadline.

Tip 7: bespreek beren op de weg

Zeker in IT-projecten kun je niet alles voorzien. Wat kan er gebeuren waardoor jullie worden verhinderd de afspraak na te komen? Staat er bijvoorbeeld een ander belangrijk project te wachten waardoor dit probleem niet meer wordt opgelost? Voorkom eindeloze risico-analyse, de kans dat de techneut onder een bus komt hoef je niet te bespreken. Vraag de ander wat hij ziet als reële, potentiele spaken in het wiel. Spreek ook af wat de actie is die dan volgt (bijvoorbeeld direct terugkoppelen of overdragen). Daarmee voorkom je dat je op de dag dat de taak moet zijn uitgevoerd ontdekt dat het niet is gedaan. Ook altijd zelf de beren aangeven bij jou deel van de afspraak. Dit zorgt voor veel meer begrip, als je de afspraak niet haalt, zeker als dat is om één van de redenen die je had voorzien.

Tip 8: benoem de consequenties van het niet opvolgen van de afspraak

Wat voor consequenties heeft het niet opvolgen van de afspraak? Gaat bijvoorbeeld de projectplanning vastlopen? Bespreek dit en zorg dat de ander zich hier ook verantwoordelijk voor voelt. Laat het grotere geheel zien. Iemand die chronisch zijn afspraken niet nakomt? Dan is het tijd voor andere consequenties zoals escalatie. Dit doe je echter pas als je zelf goede afspraken maakt en leg uit waarom je dat doet. Nooit dreigen om het dreigen.

Tip 9: leg vast en bevestig

Vat tijdens je gesprek de afspraak samen zodat je kunt checken of alle partijen dezelfde afspraak hebben gemaakt. Laat iedere partij met een taak zijn eigen taak samenvatten.

Altijd?

Met de een maak je nou eenmaal beter afspraken dan met de ander. Deze tips allemaal volgen kost wat meer tijd. Die heb je niet altijd nodig. Maar is het iets belangrijks en hangt er veel vanaf, pas ze toe. Ze allemaal toepassen is misschien ook wel veel om mee te oefenen. Pik er anders één uit en begin daarmee. Ik weet zeker dat het je resultaat gaat opleveren.

Welke tip ga jij toepassen? Deel het hieronder in de comments.